Zarządzaj projektami jak menadżerski ninja

Prowadzenie wielu równoległych projektów to już dla wielu ludzi codzienność.

Daleko nie trzeba szukać, w życiu prywatnym czeka na nas planowanie wakacji, kupno domu, zdobywanie nowych umiejętności, kupno samochodu, organizacja ślubu, czy planowanie zmiany firmy lub zawodu.

Projekt to sekwencja określonych czynności, które prowadzą do wspólnego celu w wyznaczonym czasie i przy określonym budżecie / zasobach.

Jak umiejętnie żonglować wieloma takimi projektami i żadnego nie zawalić?

Oto 7 użytecznych sposobów: 

1. Zadaj sobie pytanie: jakie długofalowe aktywności prowadzę?… i WYPISZ JE!

David Allen, twórca metodologii GTD (Getting Things Done) powiedział “Twój umysł służy do kreowania pomysłów, a nie do ich przechowywania”. Sercem każdego zdrowego systemu zarządzania jest przelanie tego, co mamy w głowie do jakiegoś zewnętrznego systemu – niech będzie to choćby notatnik, czy aplikacja jak Wunderlist, czy Evernote.

Jest w tym jakaś niezwykła moc – często, gdy ludzie wypiszą to, co kotłuje się w ich głowie, a następnie przyjrzą się temu, potrafią znaleźć w swoich notatkach ciekawe wzorce, a do tego znacznie się uspokajają.

Dopóki nasze projekty i zadania trzymane są tylko w głowie, generują głównie uczucie przytłoczenia, a do tego często towarzyszą im mocno emocjonalne wybory i ciągłe odkładanie na później.

2. Połącz z systemem planowania tygodnia i dnia

Po wypisaniu projektów wiele ludzi zmaga się z tym, że bardzo trudno jest w systematyczny sposób wpleść ich realizację w natłok codziennych zadań. Czasem czekamy na dzień wolnego, czy wakacje, by wykonać parę kroków do przodu w każdym z projektów.

Niestety praca posuwa się wtedy do przodu spontanicznymi i sporadycznymi wielkimi zrywami. Na pewno nie tworzy to wokół nich pozytywnej atmosfery!

Aby temu zaradzić, tak naprawdę trzeba wytworzyć spójny system planowania tygodnia i planowania dnia, a wtedy kolejne kroki projektów znajdą swoje miejsce i zostaną odpowiednio zaplanowane (i wykonane!). Pomocne do tego jest np. Trello.

3. Co tak naprawdę chcę osiągnąć?

Mając listę projektów i przejrzysty system planowania łatwo rzucić się w wir działania. Większość ludzi przechodzi do akcji tak naprawdę nie zadając sobie na początku najważniejszego pytania „co tak naprawdę chcę osiągnąć?”. Perspektywa jasnego celu pozwala nam lepiej planować, lepiej reagować na niespodziewane sytuacje i mniej się frustrować!
 

4. Cele prawdziwe i pozorne

Często mamy dużo braków w umiejętności stawiania sobie celów. Niby mamy listę projektów, mamy spójny system wykonywania ich krok po kroku, projekty mają jasne cele, ale czy są to ich prawdziwe cele? Bardzo często utykamy na płytkim etapie planowania, kiedy określamy „cele pozorne” ale nie dochodzimy do sedna sprawy!

Cel prawdziwy (sedno sprawy) pokazuje kontekst, szerszy obraz i dzięki temu w trakcie wykonywania projektu łatwo korygować kurs lub całkowicie wymienić strategię, gdy okaże się, że stara już nie prowadzi do celu optymalną drogą.

5. Jeden krok do przodu i/lub rozpiska całości

Mając listę projektów z jasnymi, prawdziwymi celami, wybraną strategią, trzeba koniecznie rozpisać projekt na konkretne kroki. Nie musimy od razu analizować całego projektu, ale w dowolnym momencie powinniśmy widzieć co najmniej 1-2 kroki do przodu.

W wielu wypadkach ludzie obwiniają siebie, zarzucają sobie lenistwo, czy prokrastynację, a tymczasem wielu z nich pomaga zwykłe rozpisanie większych aktywności na mniejsze zadania i ciągłe pytanie siebie o jeden, konkretny, kolejny krok do wykonania, tak żeby dało się po prostu wstać i go wykonać.

6. Żonglowanie terminami

Następnie, pozostaje nam zadbać, by nie przekraczać terminów żadnego z nich.Nawet na kartce do każdego z projektów można dopisać „datę ważności”, która pomoże również przypisać terminy poszczególnym zadaniom w danym projekcie.

Planując zadania i wydarzenia w konkretnym tygodniu łatwo jest wyłapać zadania z różnych projektów, którym zbliża się termin wykonania. Odruchowo wtedy planujemy takie zadania w najbliższych dniach i dzięki temu możemy prowadzić kilka równoległych projektów i nie przekroczyć terminu żadnego z nich, ciągle dynamicznie planując i reagując na zaistniałą sytuację.

7. Limit „rozgrzebanych projektów”

Ostatnia porada dla równoległego prowadzenia kilku projektów jest prosta: miej jasny limit i nigdy nie prowadź zbyt wielu projektów na raz! 

Lepiej jest skończyć jeden projekt i mieć satysfakcję z osiągnietego sukcesu niż prowadzić wiele nieskończonych projektów!

Jeśli potrzebujesz pomocy z jakimkolwiek z powyższych etapów, skontaktuj sie z Anną Bornstein z Atargatis, oferującą do końca sierpnia cykl 4 spotkań w cenie 2 za £100. Aby uniknąć rozczarowania, skontaktuj sie już dziś aby ustalić harmonogram spotkań na sierpień, miejsca są ograniczone.

Powodzenia w waszych projektach!
Anna x 

Show Buttons
Hide Buttons