6 sposobów na oszczędzenie czasu

Ile razy zdarzyło ci się powiedzieć „Nie mam na nic czasu!” albo „Ach, żeby tylko doba miała przynajmniej 25 godzin”? Mamy coraz mniej czasu i niemal wszyscy przedsiębiorcy narzekają na jego brak: lista obowiązków w firmie zawsze długa, co chwilę dzwoni telefon, przychodzi e-mail lub wiadomość, dodajmy do tego powiadomienia na social media, nowe informacje i problemy do rozwiązania. Ciężko się wyrobić z codziennymi obowiązkami, a jeszcze zaplanować coś nowego czy obmyślić strategię firmy – zapomnij! Zauważ, że nie wspominam już nawet o czasie wolnym, bo aż 83% Polaków i 80% Brytyjczyków uważa, że ma go za mało.

Winowajca

Jeśli chcesz raz na zawsze skończyć z problemem braku czasu, zastanów się, kiedy tak naprawdę on umyka. Oczywiście odpowiedź nie jest prosta, bo najczęściej czas tracimy nieświadomie. Podpowiem: jesteś pewnie cały czas online – sprawdzasz powiadomienia na Facebooku, ale zdarza ci się zagalopować i przez ok 20 minut przeglądasz cały timeline, przez 15 kolejnych minut piszesz i odpowiadasz na komentarze, bo właśnie coś przykuło twoją uwagę, sprawdzasz emaile 15 razy dziennie, za każdym razem odrywając się od wykonywanej czynności, co pochłania więcej czasu, do tego dochodzą wiadomości na komunikatorach, sms-y…

Człowiek orkiestra

Wszystko w firmie robisz sam: od księgowości po grafikę, obsługujesz profile firmowe na social media, ponadto cała obsługa klienta jest na twojej głowie, no i jeszcze marketing, bo przecież zatrudnienie do tego agencji finansowo cię zrujnuje.

Przy takim natłoku obowiązków robisz wiele rzeczy na raz – dla oszczędzenia czasu oczywiście – ale nie jesteś w stanie skoncentrować się porządnie na żadnej z nich, bo twój mózg wciąż „przeskakuje” z jednej czynności na drugą. Ponowne skupienie się na danej rzeczy wymaga czasu, dlatego właśnie ‚multitasking’ jest na naszej liście winowajców. (Pisząc ten paragraf, ciężko walczyłam z nieprzeczytaniem wiadomości na messengerze, która w tym czasie przyszła.)

Czasami po prostu nie wiesz, co masz w danej chwili zrobić. Nie zrobiłeś planu i główkujesz, za co masz się zabrać, tracąc przy tym cenny czas. Często też odwlekasz coś, czego nie masz ochoty zrobić („to już dwudziesta faktura do wystawienia w tym tygodniu”) i zajmujesz się drobnymi, mniej ważnymi rzeczami tylko po to, żeby odwrócić własną uwagę od nudnego lub trudnego zadania.

Jak to wszystko ogarnąć?

Co zrobić, aby czas nie uciekał przez palce i żeby faktycznie udało ci się wyrobić z codziennymi obowiązkami? Proponuję kilka rozwiązań:

1. Ustal priorytety

Co jest dla ciebie w tej chwili najważniejsze? Odpisanie klientowi na zapytanie ofertowe, czy kolejny post na fanpage’u o tym, jaki jesteś świetny? Ustal priorytety, zarówno krótko – jak i długoterminowe, zapisz je sobie. Pozwoli ci to zapamiętać, co tak naprawdę dla ciebie się liczy i łatwiej będzie skupić się właśnie na tym. Jeśli złapiesz się na tym, że marnujesz czas na coś kompletnie niepotrzebnego, zatrzymaj się i zastanów, czy to co teraz robisz wnosi cokolwiek do realizacji twoich celów i czy jest priorytetem. Wymaga to samodyscypliny, ale warto wyrobić sobie ten nawyk, który na dłuższą metę zaoszczędzi ci mnóstwo czasu.

2. Wyłącz rozpraszaczemass distraction

Jeśli masz do wykonania ważny projekt, ale nie możesz powstrzymać się od sprawdzania, czy ktoś czasem nie zostawił komentarza pod twoim postem, to rozwiązanie jest wyjątkowo proste (choć zastosowanie nieco trudniejsze). Wyłącz wszystko, co cię rozprasza i nawet na chwilę odciąga uwagę.  Jeśli często sięgasz po telefon lub sprawdzasz profile na social media, skorzystaj z aplikacji, dzięki którym możesz ustalić dzienny limit czasu spędzonego na social media, a nawet całkowicie odłączysz się na jakiś czas od Facebooka czy Twittera. Tych aplikacji powstaje coraz więcej, sprawdź na przykład OFFTIME, Moment, BreakFree lub Stay on Task.

3. Bądź człowiekiem od zadań specjalnych

Czyli od tego, co robisz dobrze. Przedsiębiorcy często próbują zajmować się wszystkim w swojej firmie – głównie z powodu wygórowanych ambicji lub chęci oszczędności. Jeśli prowadzisz firmę księgową, ledwo wyrabiasz się z obsługą klientów, ale od ponad roku pracujesz nad uaktualnieniem swojej strony internetowej, to zastanów się, czy nie tracisz czasu na czynność, w której nie jesteś dobry i czy w tym czasie byłbyś w stanie zarobić więcej niż zapłacisz grafikowi i copywriterowi za stronę internetową. Outsourcing to doskonały sposób na zaoszczędzenie czasu, a często i pieniędzy.  Pewnie twoja firma również świadczy usługi, których ktoś inny nie potrafi wykonać i zamiast tracić czas, zleca je właśnie tobie.

4. Zrób listę

Lista rzeczy do zrobienia zawsze ułatwia trzymanie się wyznaczonych celów i narzuca samodyscyplinę. Dobrze jest spisać u góry rzeczy najważniejsze, a potem przechodzić do tych mniej ważnych. Jeśli konsekwentnie będziesz wykonywał wszystkie czynności rozpoczynając od góry, to nawet jeśli nie dojdziesz do końca, będziesz mieć pewność, że zrobiłeś najważniejsze z nich. Dodatkowo, lista porządkuje nasz dzień i sprawia, że nie tracimy czasu na przypominanie sobie, co jeszcze mieliśmy zrobić. Oczywiście z pomocą przychodzą aplikacje „to-do”, warto sprawdzić Wunderlist, Todoist, Remember the Milk (wszystkie darmowe). Dobrym sposobem jest również spisanie takiej listy długopisem na kartce.

5. Nie odwlekaj

Długie lub nieprzyjemne zadania często nas przytłaczają, dlatego odwlekamy je tak długo jak się da, tracąc przy tym czas na drobne rzeczy, które tak naprawdę produktywne nie są. Może myślisz nad napisaniem e-booka, ale gdy siadasz do pisania zaczynasz nagle zajmować się czymś zupełnie innym. Tracisz cenny czas. Opracowanie e-booka to bardzo złożony i długotrwały projekt, dlatego jeśli przeraża cię ogrom pracy, to podziel ją na małe kawałki. Ustal sobie, że codziennie spędzisz godzinę lub chociaż 30 minut na napisanie książki, rób to konsekwentnie, każdego dnia, a sam zdziwisz się, jak szybko udało ci się ten projekt skończyć i jak dużo czasu dzięki temu zaoszczędziłeś.

6. Rób na 100%

Jeśli wykonujesz jakieś zadanie, skoncentruj się na nim, bądź obecny tu i teraz i rób wszystko na sto procent. Dzięki temu uda ci się znacznie szybciej to zadanie ukończyć, a przy tym zrobisz je na pewno lepiej niż gdybyś robił je „po łebkach”. Wracamy tu do rozpraszaczy – chwilowe odłączenie wszystkiego, co może cię zdekoncentrować to dobre rozwiązanie.

Podobnie jest z wykonywaniem wielu rzeczy na raz, bo przecież multitasking jest trendy i pozwala oszczędzić czas. Błąd. Ciągłe przełączanie się mózgu z jednej czynności na inną tylko spowalnia wykonywanie zadania i bardziej męczy. Znacznie lepiej jest ukończyć jedną czynność i przejść do drugiej.

Mam nadzieję, że te sześć wskazówek pomoże ci w oszczędzeniu czasu i zmotywuje do bardziej produktywnej pracy. Jeśli masz swoje ulubione sposoby na to jak nie tracić cennego czasu, podziel się nimi na naszym fanpage’u na Facebooku lub Twitterze. Albo napisz do nas na info@polishbusinesshub.co.uk

 

Show Buttons
Hide Buttons